Barselsvikariat til Sekretariatet på Institut for Elektro- og Computerteknologi, Aarhus Universitet at Aarhus Universitet


Ansøgningsfrist10. apr 23:59 CEST
Forventet start 1. aug

  • Institut for Elektro- og ComputerteknologiFinlandsgade 228200 Aarhus N

  • FuldtidsstillingID: 11477

Er du en dygtig koordinator, og motiveres du af at løse administrative opgaver af høj kvalitet? Ønsker du at være en del af et velfungerende sekretariat, som arbejder tæt sammen med instituttets ledelse og medarbejdere i et internationalt miljø? Så er det måske dig, vi søger til et barselsvikariat i Sekretariatet på Institut for Elektro- og Computerteknologi, Aarhus Universitet. Da stillingen er et barselsvikariat, er den tidsbegrænset og ønskes besat pr 1. august 2023 eller efter aftale.
I Sekretariatet er vi pt. 9 medarbejdere, og vi understøtter den samlede opgaveløsning inden for forskning, uddannelse, innovations- og erhvervssamarbejde på instituttet. Vi er et nyt institut, hvor vi i Sekretariatet stadig er i gang med at etablere gode procedurer og finde frem til de mest optimale måder til opgaveløsning.

Forventet startdato og varighed

Der er tale om en tidsbegrænset stilling på ca. 1 år og man bliver løbende orienteret om ansættelsens varighed, idet den afhænger af, hvornår den medarbejder, som man vikarierer for, genoptager arbejdet.

Jobbeskrivelse

I samarbejde med dine kolleger i Sekretariatet skal du varetage opgaver på tværs af hele instituttet. Vi er omdrejningspunktet for mange typer af henvendelser og opgaver, og vi søger derfor en kollega, der er omstillingsparat, kan løse mange alsidige opgaver, bevare overblikket og opretholde et højt serviceniveau.
Vi har derudover hver især en portefølje af mere specialiserede ansvarsområder. Dine primære arbejdsopgaver bliver:
  • Personaleadministration, herunder ferie- og fraværsregistrering og opfølgning, samt projekt-tidsregistrering
  • Administrativ support for Centerleder
  • Fakturahåndtering i systemet Indfak
  • Rejseafregninger gennem systemerne RejsUd og REEX
  • Indkøbskoordinator, samt indkøb af kontorartikler/kaffe/the og lignende.

Vores ønsker til dig

Meget af vores hverdag foregår på engelsk, og det er derfor et krav, at du har gode engelske sprogkundskaber i både skrift og tale. Derudover er det vigtigt at du kan lide, og har flair for at bruge og lære flere forskellige systemer. Endvidere er det en fordel, at du er struktureret, kan jonglere med flere opgaver på samme tid, og at du kan overholde deadlines.
I stillingen har du en bred kontaktflade, så det er vigtigt, at du er udadvendt og trives med at være i kontakt med mange forskellige mennesker i løbet af en arbejdsdag. Derudover falder det dig naturligt at skabe gode samarbejdsrelationer.
Det er en fordel, hvis du har kendskab til universitetssektoren og de administrative processer og værktøjer, der aktuelt anvendes. Fx mitHR, Indfak, RejsUd, Medarbejderstamkortet (MSK), Typo3, Workzone, etc.

Vi lægger vægt på følgende kompetencer hos vores nye kollega:

  • Du har en relevant uddannelsesbaggrund og gerne nogle års erfaring
  • Du skal kunne arbejde selvstændigt, målrettet og overholde deadlines
  • Du arbejder struktureret, er initiativrig og får fulgt dine opgaver til dørs på en kvalitetsbevidst og serviceminded måde
  • Du har en imødekommende og positiv tilgang til dét at yde administrativ service og nyder at have mange samarbejdspartnere og opgaver i spil på én gang.
  • Du har personligt drive, er omstillingsparat og god til at eksekvere, når opgaven kræver det
  • Du er vant til at bruge administrative IT-systemer og vil gerne sætte dig ind i nye
  • Du har interesse i at arbejde i et internationalt miljø
  • Du værdsætter godt kollegaskab

Mere om arbejdspladsen

Du bliver ansat i Sekretariatet på Institut for Elektro- og Computerteknologi, som er ét ud af fire ingeniørinstitutter, der blev oprettet pr. 1. januar 2021 som et resultat af AU’s omorganisering af ingeniørområdet. Vi beskæftiger ca. 200 medarbejdere i alt og arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder. .
Du vil blive en del af en spændende, international og dynamisk arbejdsplads i vækst. Vi har et professionelt, men uhøjtideligt arbejdsmiljø, hvor faglige udfordringer og et godt kollegialt sammenhold har høj prioritet.

Arbejdssted og ansættelsesområde

Du ansættes på Institut for Elektro- og Computerteknologi, Aarhus Universitet. Dit arbejdssted vil være på Katrinebjerg, Finlandsgade 22, 8200 Aarhus N.
Du referer til sekretariatslederen.

Kontakt information

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til sekretariatsleder Camilla Mikkelsen, tlf. 51442671 eller mail:

Deadline

Ansøgninger modtages gennem vores online rekrutteringssystem Emply senest d. 10.04.2023.
Vi forventer at afholde 1. samtale i uge 16/17 og 2. samtale vil ligge i uge 18/19.
Alle interesserede uanset personlig baggrund opfordres til at søge.

Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og akademikere i staten.
Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Remember to mention that you found this position on Careerland